O eSocial atualizou o Manual de Orientação na versão S-1.3, com novas instruções para o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. A Nota Orientativa S-1.3 nº 12/2026, publicada em 21 de outubro de 2026, é dirigida a empregadores, contadores e profissionais de Departamento Pessoal.

A revisão alcança registros de admissão, alterações cadastrais, afastamentos, desligamentos e processos trabalhistas, além de detalhar o preenchimento de campos específicos e esclarecer procedimentos que podem exigir ajustes em escritórios contábeis e empresas.

Para evitar inconsistências, os responsáveis pela folha devem reler as instruções e verificar a data em que cada campo ou regra passa a valer. A publicação do manual, por si só, não significa que todas as mudanças já estejam disponíveis no ambiente de produção do sistema.

Cota de pessoas com deficiência exige atenção no campo de admissão

O evento S-2200, usado para registrar o vínculo e a admissão, traz o campo {infoCota}, relativo à contagem do empregado na cota legal de pessoas com deficiência (PCDs). O preenchimento só é permitido quando a data de admissão ou transferência for anterior a 26 de outubro de 2026.

A mudança pede cuidado no cadastro de novos empregados e na conferência dos dados já enviados. O profissional responsável deve checar a data de contratação e seguir as regras do manual.

A restrição no campo não elimina a obrigação legal de contratar PCDs. As empresas seguem sujeitas à Lei nº 8.213/1991, que trata da reserva de vagas, conforme o enquadramento aplicável a cada caso.

Alteração de CPF pode exigir procedimento específico

O manual detalha o que fazer quando o trabalhador troca de CPF e a Receita Federal não vincula o número antigo ao novo em sua base de dados. Nessa situação, o responsável deve adotar o procedimento específico de alteração de CPF e preencher o campo {indCpfDesvinc}, para que o eSocial dispense a validação do vínculo entre os registros.

O sistema não atualiza automaticamente o CNIS nem a Carteira de Trabalho Digital. Cabe ao Departamento Pessoal conferir os registros afetados e avaliar se há providências adicionais a tomar. Seguir o procedimento ajuda a evitar divergências cadastrais e problemas na integração dos dados trabalhistas e previdenciários.

Salário-paternidade ainda aguarda regulamentação

A consolidação mantém as orientações sobre as rubricas ligadas ao salário-paternidade. Segundo o manual, as instruções sobre os códigos de incidência desses valores só serão incluídas após a publicação da regulamentação do pagamento do benefício.

Até lá, os profissionais de folha devem acompanhar as atualizações oficiais antes de configurar o lançamento e a classificação dessas rubricas.

Afastamentos e processos trabalhistas

A Nota Orientativa nº 12/2026 altera diversos eventos do eSocial, entre eles o S-2230, usado para informar afastamentos temporários, e o S-2500, que registra dados de processos trabalhistas. No caso do S-2500, o documento revisa prazos de envio e instruções de preenchimento, com orientações específicas para casos na Justiça do Trabalho e na Justiça Comum.

O manual também atualiza as instruções do S-8200, utilizado no registro da anotação judicial do vínculo. As mudanças exigem revisão dos procedimentos internos, sobretudo quando o escritório contábil atende várias empresas com prazos diferentes.

Como se preparar

Contadores e profissionais de Departamento Pessoal devem comparar seus procedimentos de admissão, manutenção cadastral e envio de eventos trabalhistas com a versão consolidada e identificar quais orientações se aplicam a cada cliente. Sistemas de folha e rotinas internas de conferência também precisam de revisão, em especial nos pontos relativos à troca de CPF, à contratação de PCDs e ao registro de processos judiciais.

Outro cuidado é acompanhar o cronograma técnico. De acordo com o eSocial, parte das orientações depende da entrada em produção dos campos e regras relacionados, de modo que as mudanças não devem ser tratadas como válidas desde a data de publicação. A nota e o manual atualizado estão disponíveis na documentação técnica oficial do eSocial, onde é possível conferir o detalhamento de cada alteração.